vacature

Secretaresse (M/V)

Het filantropisch fonds ‘Stichting Droom en Daad’ is ter versterking van haar team per direct op zoek naar een ervaren secretaresse met aantoonbare kennis, werkervaring in een relevante functie en een positieve, hands-on mentaliteit.

Sinds 2017 investeren wij in projecten die bijdragen tot een mooi en aantrekkelijk Rotterdam; liveable voor bewoners en loveable voor bezoekers. Dit doen wij door middel van kunst en cultuur. Want kunst en cultuur dragen bij tot een zinvol en rijker bestaan, voor individu en samenleving. Ons fonds bestaat uit privaat geld van een Rotterdamse ondernemersfamilie.

Onze organisatie bestaat uit een klein team van vier ambitieuze gedreven mensen met een diverse achtergrond qua studie en werkervaring. Al onze medewerkers zijn initiatiefrijk, gecommitteerd en streven naar een hoge standaard. Als jonge stichting ontwikkelen, groeien en leren wij continue, waarbij een flexibele en ondernemende houding essentieel is.

Meer informatie over onze organisatie en projecten is te vinden op onze site: www.stichtingdroomendaad.nl.

De functie is uitvoerend, organisatorisch en initiërend van aard. De secretaresse die wij zoeken is representatief, heeft een professionele houding, een goed gevoel voor verhoudingen en werkt nauwkeurig. Zij communiceert in foutloos Nederlands en Engels, heeft relevante werkervaring, is probleemoplossend en kan prioriteiten stellen. De secretaresse heeft een kritisch denkvermogen en kan zaken in de juiste context plaatsen.

Integriteit is een vanzelfsprekendheid binnen het team, evenals het besef van de bijzondere missie van de stichting en een sterke affiniteit met de culturele sector.

De secretaresse is werkzaam onder directe supervisie van de directie van Droom en Daad en legt daar ook verantwoording aan af.

Wat ga je doen als secretaresse?

Ter versterking van ons team zijn wij op zoek naar een pro-actieve secretaresse.

Als secretaresse zijn je taken als volgt:

  • Je handelt zelfstandig alle inkomende en uitgaande communicatie af (telefoon, e-mail, post) en beheert de algemene infobox;
  • Je regelt afspraken en beheert de agenda’s van de directie en projectleiders;
  • Je organiseert en bereidt vergaderingen, besprekingen, bijeenkomsten en bepaalde evenementen voor (lunches, borrels, openingen, uitnodigingen) ;
  • Je notuleert vergaderingen en besprekingen, werkt deze op korte termijn uit, verzendt deze naar betrokkenen en archiveert ze;
  • Je bent verantwoordelijk voor het organiseren, voorbereiden, verwerken, archiveren en verzenden van de bestuursvergadering en bijkomende documenten en houdt hierbij een tijdige planning aan;
  • Je verzorgt mailingen en drukwerk en houdt hierbij de contactlijst up-to-date;
  • Je regelt facilitaire zaken, bestelt benodigde kantoorartikelen en boodschappen en bent verantwoordelijk voor een goed voorraadbeheer van het kantoor ;
  • Je ontvangt gasten, bent het eerste aanspreekpunt voor externe en interne stakeholders en voor alle bezoekers. Je bent daarmee het ‘visitekaartje’ van de stichting;
  • Je regelt en organiseert (interne) verhuizingen.

Wat zoeken we?

  • je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau;
  • je hebt affiniteit met de culturele sector, Rotterdam en filantropie;
  • je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een relevante functie;
  • je bent zorgvuldig, accuraat en oplossingsgericht;
  • je kan goed zelfstandig werken en past binnen een klein team;
  • je kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie en bent integer;
  • je bent analytisch, kritisch en kan snel veel informatie verwerken;
  • je bent nieuwsgierig en loopt niet weg voor uitdagingen;
  • je signaleert behoeftes binnen de werkomgeving en speelt hier op in;
  • je zoekt een baan waarbij geen dag hetzelfde is, je stelt je hierin proactief op en hebt een hands-on mentaliteit;
  • je beheerst vloeiend de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift;
  • je hebt grondige kennis van het Office pakket, m.n. Outlook, Excel en Word;
  • je hebt kennis van trends en ontwikkelingen in het vakgebied;
  • je bent in het bezit van, of bereid tot het behalen van een BHV diploma;
  • je bent op zeer korte termijn en 40 uur per week beschikbaar;
  • je kunt een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen.

Wat bieden we?

Een fulltime positie binnen een hecht en divers team in Rotterdam en uitstekende arbeidsvoorwaarden, zoals onder meer:

  • een marktconform salaris, mede afhankelijk van werkervaring en kennisniveau;
  • een goede premievrije pensioenregeling en dito werknemersverzekeringen;
  • een jaarcontract, met zicht op een contract voor onbepaalde tijd bij goed functioneren;
  • een reiskostenvergoeding;
  • na de eerste contractperiode een mobiele telefoon.

Heb je interesse?

Aan geïnteresseerde kandidaten wordt gevraagd om uiterlijk 1 januari 2019 een CV en begeleidende brief te sturen naar info@stichtingdroomendaad.nl t.a.v. Ellen van der Windt o.v.v. “Sollicitatie secretaresse”.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats tussen 21 en 25 januari 2019. De procedure bestaat uit twee gesprekken. De startdatum is in overleg, maar bij voorkeur zo snel mogelijk.

Voor vragen kan contact op worden genomen met Ellen van der Windt, op 010-3161721.

Acquisitie ten aanzien van deze functie wordt niet op prijs gesteld.